Dienstplan erstellen — kostenlos, digital und AZG-konform

Ein guter Dienstplan spart Geld, verhindert Konflikte und schützt vor Strafen. Trotzdem erstellen viele KMUs in Österreich und Deutschland ihre Schichtpläne noch mit Excel, Whatsapp oder sogar auf Papier. Das Ergebnis: Planungschaos, übersehene Ruhezeiten und frustrierte Mitarbeiter.

In diesem Leitfaden zeigen wir dir, wie du einen Dienstplan erstellst, der rechtlich sauber ist, von deinem Team akzeptiert wird — und dich keinen Cent kosten muss.

Warum digitale Dienstplanung?

Wer heute noch mit Excel-Tabellen plant, verschenkt Zeit und riskiert Fehler. Die wichtigsten Vorteile digitaler Dienstplanung:

• Automatische Regelprüfung — Ruhezeiten, Höchstarbeitszeiten und Wochenendregelungen werden automatisch überwacht
• Echtzeit-Überblick — Wer arbeitet wann? Wer ist krank? Welche Schichten sind offen? Alles auf einen Blick
• Mitarbeiter-Self-Service — Verfügbarkeiten, Tausch-Anfragen und Urlaubsanträge laufen digital statt per Zuruf
• Nachweisbarkeit — Bei einer Arbeitszeitprüfung hast du lückenlose Dokumentation
• Weniger Planungsaufwand — Statt 3 Stunden pro Woche in Excel brauchst du 20 Minuten

AZG-Grundlagen: Was du beim Planen beachten musst

In Österreich regelt das Arbeitszeitgesetz (AZG) die Rahmenbedingungen. In Deutschland ist es das Arbeitszeitgesetz (ArbZG). Die Kernregeln sind ähnlich:

Tägliche Höchstarbeitszeit

• Österreich (AZG): 10 Stunden pro Tag, 12 Stunden nur in Ausnahmefällen (z.B. Gleitzeit mit Vereinbarung)
• Deutschland (ArbZG): 8 Stunden pro Tag, bis zu 10 Stunden wenn innerhalb von 6 Monaten im Durchschnitt 8 Stunden nicht überschritten werden

Wöchentliche Höchstarbeitszeit

• Österreich: 48 Stunden pro Woche (Durchrechnungszeitraum möglich), maximal 60 Stunden in Einzelwochen
• Deutschland: 48 Stunden pro Woche im Durchschnitt

Ruhezeiten

• Tägliche Ruhezeit: Mindestens 11 Stunden ununterbrochene Ruhe zwischen zwei Arbeitstagen
• Wöchentliche Ruhezeit: 36 Stunden am Stück (in AT), inklusive eines Sonntags oder Ersatzruhetags
• Pausen: Nach 6 Stunden Arbeit mindestens 30 Minuten Pause

Dienstplan erstellen: Schritt für Schritt

Schritt 1: Bedarf ermitteln

Bevor du Schichten einträgst, kläre den tatsächlichen Personalbedarf:

• Wie viele Mitarbeiter brauchst du pro Schicht und Bereich?
• Gibt es Stoßzeiten (z.B. Frühstück in der Gastronomie, Montagmorgen im Einzelhandel)?
• Welche Qualifikationen müssen pro Schicht abgedeckt sein?

Schritt 2: Verfügbarkeiten einsammeln

Lass deine Mitarbeiter ihre Verfügbarkeiten und Wünsche eintragen — idealerweise digital. Berücksichtige:

• Teilzeitvereinbarungen und Stundenlimits
• Fixe freie Tage (z.B. Kinderbetreuung)
• Urlaubsanträge und Krankmeldungen
• Präferenzen (Früh-/Spätschicht)

Schritt 3: Schichtmodell festlegen

Definiere deine Standardschichten — zum Beispiel:

• Frühschicht: 06:00 – 14:00
• Spätschicht: 14:00 – 22:00
• Nachtschicht: 22:00 – 06:00 (falls nötig)

Stelle sicher, dass zwischen den Schichten mindestens 11 Stunden Ruhezeit liegen. Ein Wechsel von Spätschicht (Ende 22:00) auf Frühschicht (Beginn 06:00) am nächsten Tag ist nicht zulässig — das sind nur 8 Stunden.

Schritt 4: Zuweisen und prüfen

Jetzt kommt die eigentliche Planung. Teile Mitarbeiter den Schichten zu und prüfe bei jeder Zuweisung:

1. Wird die tägliche Höchstarbeitszeit eingehalten?
2. Wird die wöchentliche Höchstarbeitszeit eingehalten?
3. Sind 11 Stunden Ruhezeit zwischen den Schichten gewährleistet?
4. Hat der Mitarbeiter seine wöchentliche Ruhezeit (36 Stunden)?
5. Sind die Pausen eingeplant?

Schritt 5: Veröffentlichen und kommunizieren

Veröffentliche den Plan mindestens 2 Wochen im Voraus — in vielen Kollektivverträgen ist das sogar Pflicht. Stelle sicher, dass jeder Mitarbeiter Zugang hat (App, Aushang oder beides).

Die 5 häufigsten Fehler bei der Dienstplanung

1. Ruhezeiten ignorieren — Die 11-Stunden-Regel wird am häufigsten verletzt, besonders bei Schichtwechseln
2. Keine Puffer einplanen — Wenn ein Mitarbeiter ausfällt und kein Ersatz da ist, steht der Betrieb still
3. Überstunden systematisch einplanen — Überstunden sollten die Ausnahme sein, nicht die Regel. Dauerhaft geplante Überstunden sind ein Zeichen für zu wenig Personal
4. Wünsche ignorieren — Mitarbeiter, die nie mitbestimmen können, sind unzufriedener und kündigen häufiger
5. Fehlende Dokumentation — Ohne Aufzeichnungen kannst du bei einer Prüfung nicht nachweisen, dass du gesetzeskonform geplant hast

Excel vs. Dienstplan-Software: Ein ehrlicher Vergleich

Für Teams unter 5 Personen kann Excel ausreichen. Ab 10 Mitarbeitern wird der Aufwand ohne Software schnell untragbar — vor allem wenn Schichtarbeit, Teilzeitkräfte oder mehrere Standorte ins Spiel kommen.

Checkliste: Dein erster digitaler Dienstplan

1. Schichtmodelle definieren (Zeiten, Mindestbesetzung)
2. Mitarbeiter anlegen (Stundenlimits, Qualifikationen, Vertragsart)
3. Verfügbarkeiten und Abwesenheiten eintragen
4. Schichten zuweisen — dabei AZG-Warnungen beachten
5. Plan veröffentlichen (mindestens 14 Tage im Voraus)
6. Mitarbeiter einladen (App-Zugang oder Link teilen)
7. Tausch-Regeln festlegen (wer genehmigt, welche Fristen)

Fazit

Einen Dienstplan zu erstellen ist kein Hexenwerk — aber es gibt genug rechtliche Stolpersteine, die teuer werden können. Die gute Nachricht: Mit einem digitalen Tool kannst du die meisten Fehler automatisch vermeiden.

Wichtig ist, dass du die AZG-Grundlagen kennst (Ruhezeiten, Höchstarbeitszeiten, Pausenregelungen) und ein System nutzt, das dich bei Verstößen warnt, bevor du den Plan veröffentlichst.